U današnje vrijeme sve više šaljemo privatne tekstualne poruke putem različitih mreža i kanala na mobilnim telefonima, no u poslovnom okruženju još uvijek i razgovaramo „uživo“, odnosno telefoniramo.
Donosimo nekoliko podsjetnika i preporuka za poslovni razgovor telefonom:
- Na početku telefonskog razgovora uvijek se prvo predstavite punim imenom i prezimenom,
- U razgovoru bi trebali zvučati susretljivo, radosno i toplo,
- Razgovor treba biti razgovijetan (pazite da jasno izgovarate riječi), ne govorite prebrzo niti presporo i po mogućnosti ne iz automobila koji vozite..
- Kad zovete sugovornika, ne puštajte da telefon dugo zvoni. To može ometati ostale u uredu a vaš kontakt očito nije u mogućnosti odgovoriti na poziv, pa radije ponovite poziv kasnije.
Pri telefoniranju izbjegavajte:
- jesti
- piti
- pušiti
- zvučati kao da se dosađujete
- govoriti nerazgovjetno
- tipkati po računalu, osim ako nešto trebate pronaći za sugovornika
Dogovorite ujednačen način predstavljanja prilikom pozivanja i/ili odgovaranja na telefonski poziv:
Primjer predstavljanja kod pozivanja: „Dobar dan, ovdje je Aleksandar Timot iz (naziv udruge), mogu li molim vas razgovarati s (recite puno ime i prezime osobe s kojom želite razgovarati)“. Prethodno se pripremite za razgovor kako biste eventualno sve potrebne dokumente imali uz sebe.
Primjer javljanja na poziv:
„ Dobar dan ovdje (naziv udruge), izvolite“, ili „ Dobar dan, dobili ste (naziv udruge) kako vam možemo pomoći?“ i slično.
I za kraj, bonton upotrebe mobitela za vrijeme sastanka
Mobitel isključite kada ste na sastanku ili predavanju, te se ne javljajte u prisustvu druge osobe ili drugih sudionika sastanka. Ukoliko očekujete važan poziv, najavite to na početku sastanka i kad uslijedi poziv (utišan), ispričajte se kolegama i napustite prostoriju kako biste obavili razgovor. Neka razgovor bude što kraći kako biste se vratili natrag na sastanak.
Bonton nalaže da se mobiteli ne drže na stolu tijekom sastanka.
