Svijet rada postao je nezamisliv bez komunikacije elektroničkom poštom. O kvaliteti naše poslovne elektroničke komunikacije ovisi i kvaliteta odnosa sa suradnicima, partnerima, donatorima i drugima.
Obratite pozornost u prijepisci na sljedeće:
- Prvi dojam i opći izgled e-mail poruke (Neka bude kratka i jasna poruka sa odvojenim poglavljima i pravopisno točna).
- Font i veličinu slova (U poslovnom komuniciranju su uobičajeni fontovi Arial, Calibri i Times New Roman a veličina fonta 11 i 12).
- Pravopis (Rečenice započnite početnim velikim slovom kao i nazive organizacija, imena i prezimena ljudi. Provjerite gramatiku i pravopis teksta ako niste sigurni u njegovu točnost).
- Strukturu poruke (Dobro je tekst razdvojiti na logične cjeline kako bismo čitatelju olakšali praćenje i razumijevanje poruke).
Upotreba emotikona: u poslovnom komuniciranju ih je dobro izbjegavati i koristiti samo u neformalnoj komunikaciji s prijateljima i bliskim osobama.
Naslov poruke i primatelji:
– Naslov bi trebao biti jasan i smislen kako bi ga čitatelji prepoznali i pronašli kasnije između ostalih poruka
– Među primatelje stavite samo osobe kojima se direktno obraćate
– U rubriku „cc“ (kopija) stavite samo one osobe koje o određenoj temi trebaju biti obaviješteni
– Rubriku „bcc“ (skrivena kopija) koristite kada poruku šaljete većem broju primatelja koji ne trebaju biti vidljivi jedni drugima.
Oslovljavanje i pozdrav: ne propustite osloviti osobu, odnosno pozdraviti osobu kojoj pišete (Osim „Poštovani“ trebalo bi dodati i primjerice „gospodine Šantak“ ili „kolega Prpić“ i slično). Prvo oslovite osobu najviše uloge ili funkcije a onda ostale primatelje.
Potpis: izradite lijep i informativan potpis koji sadrži puno ime vaše organizacije, sjedište/poslovnu adresu, vaše ime i prezime te kontakt informacije.
Naslov privitka treba „pametno“ napisati kako bi bio razumljiv primatelju.
Za kraj:
Email poslovna prijepiska služi brzoj razmjeni podataka i nije prikladna za produbljivanje poznanstava.
Email treba biti kratak i jasan, pravopisno i gramatički točan, bez „tipfelera“.
Služite se izjavnim rečenicama, izbjegavajte retorička pitanja.
Sretno!
