Kako se u posljednje udruge sve češće javljaju s upitima o izdavanju i arhiviranju e-računa, tako
donosimo neka pojašnjenja ove teme i odgovore na najčešće nedoumice.
Početkom 2025. godine intenzivnije se počelo govoriti o obvezi arhiviranja e-računa. Informacijski
posrednici (kao što je primjerice Fina) počeli su slati obavijesti korisnicima
da će se arhive izbrisati svima
koji s njima nemaju sklopljen ugovor o čuvanju, odnosno arhiviranju e-računa.
Tko su informacijski posrednici?
Naziv se odnosi na pravne ili fizičke osobe koje, u skladu s EU normama, mogu pružati usluge slanja i
zaprimanja e-računa – primjerice, web stranice koje udruge koriste za razmjenu e-računa.
Što kaže zakon?
Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/18), Članak 3., stavak 1.
definira:
„Elektronički račun ili eRačun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom
obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.“
Dakle, eRačun je dokument u XML formatu s eventualnim prilozima, koji se razmjenjuje elektronički. U
praksi ga često prati i PDF verzija istog računa.
Važno je napomenuti da eRačun nije isto što i skenirani papirnati račun spremljen kao PDF. XML je službeni elektronički oblik.
Kako pravilno čuvati e-račune?
Na temelju važećih zakona i pravilnika, zaključujemo da postoje dvije prihvatljive opcije:
- Papirnato čuvanje računa
Zakon o PDV-u dopušta čuvanje računa u papirnatom ili elektroničkom obliku. E-račun se može
ispisati, ali uz uvjet da se može dokazati njegova vjerodostojnost – odnosno da papirnati oblik
odgovara originalnom eRačunu. To znači da treba ispisati i XML dokument (radi vjerodostojnosti),
kao i PDF (radi čitljivosti). - Elektroničko čuvanje u e-Arhivi
Računi se mogu čuvati kod informacijskog posrednika s kojim udruga ima sklopljen ugovor, ili u
vlastitoj arhivi udruge. Ključno je da se istodobno čuvaju i XML i PDF verzije, kako bi se osigurala:
vjerodostojnost podrijetla,
cjelovitost sadržaja,
čitljivost računa tijekom cijelog razdoblja čuvanja (11 godina).
Također, mora biti osigurana njihova dostupnost u svakom trenutku.
U skladu s procesom digitalizacije, sve se više potiče smanjenje uporabe papirnatih računa. To je
naročito važno s obzirom na nadolazeću Fiskalizaciju 2.0, koja stupa na snagu 1. siječnja 2026. godine – o čemu ćemo pravovremeno također napisati tekst.
