Svaka udruga koja u svom radu koristi gotovinu obavezna je donijeti odluku o blagajničkom maksimumu, voditi blagajnu i izrađivati blagajnički izvještaj (najmanje jednom mjesečno).
Blagajnički izvještaj je dokument (najčešće u tabličnom obliku) u kojem se evidentiraju sve isplate i uplate gotovine (primjerice: novac koji se podiže na bankomatu i uplaćuje u blagajnu, gotovinski računi iz prodavaonica s izuzetkom obrtnika, članarine, donacije u gotovini, gotovinski polog na žiro račun).
Blagajnički izvještaj se obično radi na mjesečnoj razini, papirnato ili elektronski. Zakonodavac ne propisuje vremensko razdoblje. Na početku svake kalendarske godine u blagajnički izvještaj upisuje se stanje blagajne na dan 31.12. prethodne godine.
Na osnovu Pravilnika o neprofitnom računovodstvu i računskom planu, blagajnički izvještaj mora sadržavati najmanje sljedeće podatke: redni broj, datum, broj i oznaku knjigovodstvene isprave (redni broj uplatnice ili isplatnice), opis stavke i iznos stavke.
Sve uplate se moraju evidentirati blagajničkom uplatnicom a sve isplate blagajničkom isplatnicom. Uplatnice i isplatnice se u blagajnički izvještaj unose kronološki (po datumima događaja) i moraju biti označene rednim brojem. Na početku svake kalendarske godine i uplatnice i isplatnice počinju sa brojem 1. Svaka uplata u blagajnu mora imati svoj opis i dokument na temelju kojeg se novac uplaćuje u blagajnu (primjerice: potvrda o isplati s bankomata, kopija uplatnice članarine, gotovinske donacije), dok svaka isplatnica iz blagajne mora imati dokument na osnovu kojeg se vrši isplata (putni nalog, račun, bankovne potvrde o uplati na žiro račun).
Udruge koje rade s gotovinom i vode blagajnu obavezno moraju donijeti odluku o blagajničkom maksimumu. Odluka o blagajničkom maksimumu je dokument kojim se određuje iznos novca koji udruga može zadržati preko noći. Odluku donosi tijelo propisano statutom udruge. Sav novac iznad tog blagajničkog maksimuma koji se u jednom danu nađe u blagajni mora se položiti na žiro račun udruge.
