Zakon o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19) i Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima (NN 73/2017 (26.7.2017.) propisuju koje sve evidencije moraju poslodavci voditi a tiču se i neprofitnih organizacija. Dvije su osnovne evidencije i to: evidencija o radnicima koja je poznatija kao Matična knjiga radnika i evidencija radnog vremena. Članak 8. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima navodi koje podatke najmanje ta evidencija sadrži. Oni su:
1) ime i prezime radnika,
2) datum u mjesecu,
3) početak rada,
4) završetak rada,
5) vrijeme i sati zastoja, prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran,
6) ukupno dnevno radno vrijeme,
7) sati terenskog rada,
8) sati pripravnosti,
9) vrijeme nenazočnosti na radu:
– sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg),
– neradni dani i blagdani utvrđeni posebnim propisom,
– sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad,
– sati plaćenog dopusta,
– sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika,
– sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove,
– sati provedeni u štrajku,
– sati isključenja s rada.
Za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju po danima, tjednima ili mjesecima (primjerice, svaki dan od 09.00-17.00) poslodavac nije dužan upisivati korištenje dnevnog ili tjednog odmora.
Evidencija radnog vremena može se voditi elektronički ili u pisanom obliku a poslodavac može dati i zaposleniku da sam vodi evidenciju svog radnog vremena te ju nakon toga poslodavac kontrolira.
Podaci u evidenciju radnog vremena upisuju se najkasnije 7 dana od dana za koji se podaci upisuju i vode se za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće.
Evidenciju radnog vremena poslodavac je dužan čuvati najmanje šest godina a u slučaju da je pokrenut spor u vezi radnog odnosa za koji su potrebne i ove evidencije, dužan je čuvati do završetka tog spora.
