Zakonom o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija, u članku 17. propisano je da se knjiženje i evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim knjigama temelji na vjerodostojnim, istinitim, urednim i prethodno kontroliranim knjigovodstvenim ispravama.
Knjigovodstvena isprava jest pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju iz koje se potpuno, istinito i nedvosmisleno može utvrditi nastali poslovni događaj tj. mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovnog događaja povodom kojeg je sastavljena.
U čl. 8. Zakona navodi se da je neprofitna organizacija dužna prikupljati podatke i sastavljati knjigovodstvene isprave, voditi poslovne knjige te sastavljati financijske izvještaje na način kojim se omogućava provjera poslovnih događaja, poštujući pri tome temeljna načela urednog knjigovodstva.
Knjigovodstvena isprava mora biti takva da stručna osoba može iz nje nedvojbeno spoznati poslovni događaj.
Člankom 5. Pravilnika o neprofitnom računovodstvu i računskom planu propisuje se da je zakonski zastupnik udruge odgovoran za ustroj, zakonito poslovanje i vođenje računovodstvenih poslova. Prema tome, zakonski zastupnik ili osoba ovlaštena za zastupanje udruge donosi Odluku o imenovanju likvidatora isprava. Zakonski zastupnik može imenovati i sebe kao likvidatora isprava, preporuka je da to bude druga osoba.
Nakon provedene cjelovite kontrole, likvidator potvrđuje potpisom da je kontrola obavljena i da je dokument spreman i ispravan za knjiženje.
Zaključak:
Zakonski zastupnik imenuje likvidatora koji provjerava knjigovodstvene isprave te utvrđuje njihovu potpunost, točnost i vjerodostojnost s formalnog i računskog aspekta, ali i bit nastalog poslovnog događaja, što znači da iz knjigovodstvene isprave treba biti jasno za koji poslovni događaj je vezan trošak, ako to nije jasno (npr. kod računa za kupovinu hrane ili drugih potrepština vezanih za provedbu nekih aktivnosti) potrebno je na računu ili posebnoj bilješci navesti na koje aktivnosti ili poslovne događaje se odnosi račun kako bi se, pored navedenih zakonskih okvira, prilikom eventualne kontrole poslovanja udruge moglo utvrditi tj. povezati aktivnosti i trošak.
Nakon provedene kontrole, likvidator potvrđuje potpisom da je kontrola izvršena.
