Član udruge, pod jednakim uvjetima utvrđenim Zakonom o udrugama i statutom udruge, može postati svaka fizička osoba i pravna osoba (npr. trgovačko društvo, ustanova, zaklada, udruga, vjerska zajednica i drugo)
Udruga je dužna voditi popis svojih članova (Zakon o udrugama čl.12).
Popis članova vodi se elektronički ili na drugi prikladan način i obvezno sadrži podatke o osobnom imenu (nazivu), osobnom identifikacijskom broju (OIB), datumu rođenja ili osnivanja pravne osobe, datumu pristupanja udruzi, kategoriji članstva, ako su utvrđene statutom udruge te datumu prestanka članstva u udruzi, a može sadržavati i druge podatke. Popis članova mora biti dostupan na uvid svim članovima i nadležnim tijelima, na njihov zahtjev.
Učlanjivanje u udrugu regulirano je zakonom i statutom udruge dok se pobliža regulacija prava i obveza članova definira statutom udruge ili drugim općim aktom udruge (primjerice Pravilnikom o članstvu).
Udruga će članovima izdati dokument (terećenje, zaduženje, uplatnicu i dr.) koji za uplatitelja – člana ima karakter vjerodostojne isprave kao podloge za plaćanje. U dokumentu za plaćanje se poziva na pristupnicu u članstvo, odluku tijela udruge o visini i načinu plaćanja, statutarne odredbe o članarini i obvezama članova, posebni propis i sl.
Dakle, učlanjenje u udrugu je poslovni događaj između dvije strane koji se utvrđuje propisanim dokumentom (pristupnicom, uplatnicom, pozivom na plaćanje članarine). Sukladno Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija, knjigovodstvena isprava jest pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju. Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorne isprave, na nositelju elektroničkog zapisa ili nositelju mikrografske obrade.
Knjigovodstvenom ispravom smatra se i isprava primljena telekomunikacijskim putem, preslika izvorne isprave ili isprava na elektroničkom zapisu ako je na ispravi navedeno mjesto čuvanja izvorne isprave, odnosno razlog upotrebe preslike i ako ju je potpisao zakonski zastupnik neprofitne organizacije ili osoba na koju je prenesena ovlast. (Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija čl.16)
Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorne isprave, na nositelju elektroničkog zapisa ili nositelju mikrografske obrade (Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija čl.18).
Umjesto zaključka:
Pristupnice, terećenja, zaduženja i uplatnice za članarinu čuvaju se u izvornom, dakle papirnatom obliku ili elektronički. Elektronički mora imati elektronički potpis. Skenirani dokument se može upotrebljavati ukoliko je na ispravi navedeno mjestočuvanja izvorne isprave, odnosno razlog upotrebe preslike/skena i ako ju je potpisao zakonski zastupnik neprofitne organizacije ili osoba na koju je prenesena ovlast.
